この記事は、FormToSSを使ってContactForm7からのお問い合わせを管理する上で、便利なおすすめ関数と使い方アイデアを紹介します。
FormToSSの連携が完了している人向けの記事です。連携が完了していない方は、まずは以下の記事を参考にFormToSSの設定をしましょう！
レシピ1：対応状況の件数を表示する
- やりたいこと：「今、未対応の問い合わせが何件あるか、ひと目で把握したい」
- 使う関数：
COUNTIF
使い方の解説
COUNTIFは、指定した範囲の中から、特定の条件に合うセルの数を数えてくれる関数です。これを使えば、対応状況別の件数を集計することが可能です。
◆ 設定方法
まずは、対応状況を集計したいセルを選択し、「=CONTOIFS（）」と入力します。
その後、「対応状況」を設定している列を範囲に指定し、集計する言語を””で囲みます。
| 集計表示セル | ステータス | 入力する数式 |
|---|---|---|
| F2 | 対応中 | =COUNTIF(E:E,"対応中") |
| G2 | 未処理 | |
| H2 | 処理済み | |
これで、問い合わせの対応状況を変えるたびに、件数がリアルタイムで自動更新されるようになります。
レシピ2：対応すべきことだけに集中「ToDoリスト」作成
◆ やりたいこと 「対応が必要な『未処理』の問い合わせだけを一覧表示したい」
◆ 使う関数 FILTER
FILTERは、元のデータの中から、指定した条件に合う「行」だけを丸ごと抜き出してくれる、非常に便利な関数です。これを使えば、対応すべきタスクだけのリストを瞬時に作成できます。
◆ 設定方法
新しくToDoリスト用のシート（タブ）を作成し、そのシートのA1セルに以下の数式を入力します。
=FILTER('お問合せ管理'!A1:F6, 'お問合せ管理'!F1:F6="未処理")
【数式の解説】
お問合せ管理'!A1:F6：元データがある範囲です。あなたの作業用シート名と、データが入っている列の範囲に合わせてください。お問合せ管理'!F1:F6="未処理"：抽出する条件です。この例では「’問い合わせ管理’シートのF列が”未処理”である行」を抜き出しています。
これで、「未対応」の問い合わせだけが自動でリストアップされるようになりました。対応が完了してステータスを変更すれば、このリストから自動的に消えていきます。
レシピ3：安全にチームへ共有「連携シート」作成
◆ やりたいこと 「元データファイルは渡さずに、チームに対応状況だけを共有したい」
◆ 使う関数 IMPORTRANGE
IMPORTRANGEは、別のスプレッドシートファイルからデータを読み込むことができる関数です。元データが入ったファイル本体の共有権限を渡すことなく、必要な情報だけを安全に共有したい場合に最適です。
◆ 設定方法
- まず、チームへの共有用に、新しいスプレッドシートファイルを別途作成します。
- その新しい共有用ファイルのA1セルに、以下の数式を入力します。
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/XXXXXXXXXX", "問い合わせ管理!A:H")
【数式の解説】
"https://docs.google.com/spreadsheets/d/XXXXXXXXXX"：元のデータがあるスプレッドシートのURLをここに貼り付けます。"問い合わせ管理!A:H"：元データのシート名と、読み込みたい範囲を指定します。
数式を入力すると、最初はエラーが表示されますが、セルを選択すると「アクセスを許可」というボタンが表示されます。これをクリックすると、データが正常に読み込まれます。（この許可作業は、初回のみ必要です）
【応用技】IMPORTRANGE と QUERY を組み合わせる
IMPORTRANGEで読み込んだデータに対して、さらにQUERY関数を適用することも可能です。これにより、「別ファイルに、特定の列だけを、条件で絞って表示する」といった、より高度で安全なデータ共有が実現できます。
Excel
=QUERY(IMPORTRANGE("URL", "問い合わせ管理!A:H"), "SELECT Col1, Col4, Col8 WHERE Col4 = '未対応'", 1)
【ポイント】 IMPORTRANGEと組み合わせる場合、QUERY関数の中で列を指定する際はA, B, Cではなく、Col1, Col2, Col3という形式で指定する必要がある点に注意してください。
まとめ
いかがでしたか？今回は、基本的な問い合わせ管理から一歩進んだ、3つの関数レシピをご紹介しました。
COUNTIFで状況を可視化するFILTERでタスクに集中するIMPORTRANGEで安全に共有する
これらの関数をあなたの運用に合わせて組み合わせることで、日々の問い合わせ管理はさらに効率的・自動的になります。ぜひ、あなたのスプレッドシートで試してみてください。